Diesen Leitfaden gibt es auch auf Englisch: EU VAT invoices on Shopify — the complete guide.

Wer über einen Shopify-Shop in die EU verkauft, dessen Rechnungen sind keine Höflichkeit mehr, sondern Steuerdokumente. Eine falsche oder fehlende Rechnung kann Ihren Geschäftskunden den Vorsteuerabzug kosten — und Sie Bußgelder und unangenehme Prüfungen.

Die gute Nachricht: Die Kernregeln stammen aus einer einzigen Quelle — der EU-Mehrwertsteuerrichtlinie (2006/112/EG). Wer das Muster einmal verstanden hat, für den sind die Länderunterschiede beherrschbar. Dieser Leitfaden behandelt die Pflichtangaben, die Frage, wann überhaupt eine Rechnung ausgestellt werden muss, was der One-Stop-Shop ändert und wie man Fehler rechtssicher korrigiert.

Die Pflichtangaben (Artikel 226)

Art. 226 der Mehrwertsteuerrichtlinie listet auf, was eine vollständige Umsatzsteuerrechnung enthalten muss. Die Mitgliedstaaten setzen das mit kleinen Abweichungen um, aber der Kern ist:

1. Ausstellungsdatum
2. Eine fortlaufende Nummer aus einem oder mehreren Nummernkreisen, die die Rechnung eindeutig identifiziert
3. Ihre USt-IdNr.
4. Die USt-IdNr. des Kunden — wenn der Kunde Steuerschuldner ist (Reverse Charge) oder bei innergemeinschaftlichen Lieferungen
5. Vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und Ihrem Kunden
6. Menge und Art der gelieferten Waren oder Dienstleistungen
7. Liefer- bzw. Leistungsdatum oder Zahlungsdatum, falls es vom Rechnungsdatum abweicht
8. Bemessungsgrundlage je Steuersatz oder Befreiung, der Einzelpreis ohne Steuer sowie jede nicht im Einzelpreis enthaltene Minderung oder Rückerstattung
9. Die angewandten Steuersätze
10. Der zu zahlende Steuerbetrag, in der Währung des Landes, in dem die Steuer geschuldet wird
11. Besondere Hinweise, wo einschlägig: „Reverse charge", ein Verweis auf die Befreiung bei steuerfreien Umsätzen, Hinweise zur Differenzbesteuerung, „Gutschrift" (Self-Billing) und Ähnliches

Zwei davon verdienen bei Shopify-Händlern besondere Aufmerksamkeit.

Fortlaufende Nummerierung ist nicht optional

Die Rechnungsnummer muss aus einem oder mehreren fortlaufenden Nummernkreisen stammen und die Rechnung eindeutig identifizieren. Shopify-Bestellnummern werden für einen anderen Zweck vergeben und umfassen auch stornierte oder Testbestellungen. Ein eigener Zähler bei Rechnungsausstellung schafft eine klarere Abstimmungsspur und minimiert Lücken oder Doppelvergaben, die später erklärt werden müssten.

Die Steueraufschlüsselung muss je Steuersatz erfolgen

Enthält eine Bestellung ein Produkt zum Regelsteuersatz und eines zum ermäßigten Satz (Bücher, Lebensmittel, Kinderartikel — die Sätze variieren je Land), muss die Rechnung Nettobetrag, Steuersatz und Steuerbetrag für jeden Satz getrennt ausweisen. Eine einzige Mischsumme ist nicht konform.

Wann müssen Sie überhaupt eine Rechnung ausstellen?

Hier verkomplizieren Händler zu viel oder liefern zu wenig. Die Richtlinie zieht eine klare Linie.

B2B: immer

Für Leistungen an ein anderes Unternehmen ist die Rechnung überall in der EU Pflicht (Art. 220). Keine Ausnahmen, mit denen zu planen sich lohnt. Die Fristen variieren — bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die Rechnung bis zum 15. des Folgemonats fällig.

B2C: meist keine Pflicht — aber das Land prüfen

Bei Verkäufen an Verbraucher verlangt die Richtlinie selbst keine Rechnung, aber Art. 221 erlaubt jedem Mitgliedstaat, eine vorzuschreiben. Das praktische Bild für einen grenzüberschreitenden Shopify-Händler:

• Deutschland: keine allgemeine B2C-Rechnungspflicht für typische E-Commerce-Waren (sie greift vor allem bei grundstücksbezogenen Leistungen). Deutsche Verbraucher erwarten aber eine ordentliche Rechnung — und wenn Sie eine ausstellen, muss sie vollständig konform sein.
• Frankreich: B2B-Rechnungen sind strikt Pflicht; typische B2C-Warenverkäufe an Verbraucher erfordern in der Regel keine vollständige facture, Kunden können aber eine verlangen.
• Italien: inländische italienische Verkäufer müssen Rechnungen über die SDI-Plattform (FatturaPA-Format) abwickeln; ausländische Fernverkäufer im OSS stehen für ihre B2C-Verkäufe nach Italien außerhalb dieses Systems.
• Fernverkauf ohne OSS: Wer statt OSS im Bestimmungsland umsatzsteuerlich registriert ist, unterliegt dessen Rechnungsregeln — einschließlich etwaiger B2C-Rechnungspflichten.

Die pragmatische Antwort für einen Shopify-Shop: Stellen Sie für jede Bestellung eine konforme Rechnung aus, B2B wie B2C. Automatisiert kostet das nichts, erfüllt die Regeln aller Mitgliedstaaten auf einmal — und Ihre Kunden (und deren Buchhalter) fragen ohnehin nach Rechnungen.

OSS in drei Absätzen

Der One-Stop-Shop (Union-OSS) erlaubt es, bei innergemeinschaftlichen B2C-Fernverkäufen den Steuersatz des Bestimmungslands zu berechnen und alles in einer einzigen Quartalsmeldung im Heimatland zu erklären — statt sich in jedem Lieferland registrieren zu müssen. Unterhalb von insgesamt 10.000 € innergemeinschaftlicher B2C-Umsätze pro Jahr dürfen Kleinstverkäufer stattdessen ihren Heimatsatz berechnen.

OSS hat einen angenehmen Nebeneffekt für die Rechnungsstellung: Für über OSS erklärte Lieferungen hat die EU die Pflicht zur Rechnungsstellung bei diesen Fernverkäufen abgeschafft — und wo Sie doch eine ausstellen, gelten die Rechnungsregeln Ihres Heimatlands statt der des Bestimmungslands. Ein Regelwerk statt siebenundzwanzig.

Der Preis dafür ist die Aufzeichnungspflicht: OSS-Aufzeichnungen sind 10 Jahre aufzubewahren und auf Anforderung elektronisch bereitzustellen. Ihre Rechnungen — mit korrekten Steuersätzen je Land — sind das natürliche Rückgrat dieser Aufzeichnungen. Ein Argument mehr, jede Bestellung zu fakturieren, auch ohne strikte Pflicht.

Erstattungen: Gutschriften, keine Änderungen

Bei einer Erstattung muss die ursprüngliche Rechnung exakt so bestehen bleiben, wie sie ausgestellt wurde. Das rechtliche Instrument der Korrektur ist die Gutschrift (Korrekturrechnung): ein eigenes Dokument mit eigener fortlaufender Nummer, das auf die ursprüngliche Rechnungsnummer verweist und die negativen Beträge samt zu korrigierender Steuer je Steuersatz ausweist.

Das ist aus drei Gründen wichtig. Erstens ist die Unveränderbarkeit ausgestellter Rechnungen in mehreren Mitgliedstaaten harte Rechtspflicht (Deutschlands GoBD, Italien, Spaniens kommendes Verifactu-Regime). Zweitens braucht Ihr Kunde die Gutschrift, um seinen eigenen Vorsteuerabzug zu korrigieren. Drittens müssen Ihre Umsatzsteuer- und OSS-Meldungen abstimmbar sein — eine gelöschte oder stillschweigend geänderte Rechnung macht das unmöglich.

Teilerstattungen funktionieren genauso: eine Gutschrift je Erstattungsvorgang, exakt über die erstatteten Positionen und deren Steuer.

Typische Shopify-Fallstricke

• Die Bestellbestätigung als Rechnung behandeln. Ihr fehlen Ihre USt-IdNr., die Aufschlüsselung je Steuersatz und eine echte Rechnungsnummer.
• Rechnungen aus Live-Produktdaten rendern. Baut Ihre App PDFs aus dem aktuellen Katalog neu, verändert eine Preisänderung historische Dokumente. Rechnungen müssen die Daten zum Ausstellungszeitpunkt einfrieren.
• Fehlende Kunden-USt-IdNrn. Der Shopify-Checkout erfasst USt-IdNrn. (außerhalb von Plus) nicht nativ — auf Reverse-Charge-Rechnungen ist die USt-IdNr. des Käufers aber Pflicht. Sie brauchen einen Erfassungs- und Prüfschritt.
• Steuerbetrag in der falschen Währung. Wer in SEK verkauft, während die Steuer in EUR geschuldet wird (oder umgekehrt), muss den Steuerbetrag zusätzlich in der Währung des Steuerlands ausweisen.
• Keine Gutschriften bei Erstattungen. Eine Erstattung in Shopify erzeugt für sich genommen kein Steuerdokument.

Das Fazit

EU-Rechnungsstellung belohnt systematische Verkäufer. Eine konforme Vorlage, ein echter fortlaufender Nummernkreis, Steueraufschlüsselung je Satz, OSS für B2C-Fernverkäufe und Gutschriften für jede Erstattung — einmal aufgesetzt, funktioniert das in jedem Mitgliedstaat. Von Hand kostet es Stunden; kaputt gelassen meldet es sich im schlechtesten Moment — in einer Prüfung oder im abgelehnten Vorsteuerabzug eines B2B-Kunden.

Facturely automatisiert eigene fortlaufende Rechnungsnummern, die Umsatzsteueraufschlüsselung je Satz, eingefrorene Daten zum Ausstellungszeitpunkt und verknüpfte Gutschriften bei Erstattungen für Shopify-Shops.

Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.