Diesen Leitfaden gibt es auch auf Englisch: Germany's e-invoicing mandate for Shopify merchants.
Deutschland steckt mitten in der größten Änderung seines Rechnungswesens seit Jahrzehnten. Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes deutsche Unternehmen — auch der kleinste Shopify-Shop — strukturierte elektronische Rechnungen empfangen können. Bis zum 1. Januar 2028 wird die Pflicht, sie auch auszustellen, stufenweise für alle verbindlich.
Wenn Sie an Geschäftskunden in Deutschland verkaufen — oder schlicht ein deutsches Unternehmen führen, das irgendetwas einkauft — betrifft Sie das. Hier sind der Zeitplan, die Formate und die konkreten nächsten Schritte. Ohne Panik.
Der Zeitplan im Überblick
Eingeführt wurde die Pflicht durch das Wachstumschancengesetz vom März 2024. Sie gilt für inländische B2B-Umsätze — also Rechnungen zwischen zwei in Deutschland ansässigen Unternehmen.
| Datum | Was sich ändert |
|---|---|
| 1. Jan. 2025 | Alle deutschen Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen können. Die Zustimmung des Empfängers ist für strukturierte E-Rechnungen nicht mehr erforderlich. Bereits in Kraft. |
| Bis 31. Dez. 2026 | Übergangsfrist: Papierrechnungen und (mit Zustimmung des Empfängers) einfache PDFs dürfen noch von allen ausgestellt werden. Dieses Fenster schließt sich Ende dieses Jahres. |
| 1. Jan. 2027 | Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 € müssen für inländische B2B-Leistungen E-Rechnungen ausstellen. Kleinere Unternehmen behalten die Übergangsregelung noch ein Jahr. |
| 1. Jan. 2028 | Die Ausstellungspflicht gilt für alle betroffenen Unternehmen. Auch die EDI-Übergangsregelungen enden. |
Zwei wichtige Ausnahmen: Kleinunternehmer nach der Kleinunternehmerregelung sind von der Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen befreit (empfangen können müssen sie sie trotzdem), und Kleinbetragsrechnungen bis 250 € sind ebenfalls ausgenommen. B2C-Verkäufe und grenzüberschreitende Umsätze fallen nicht unter diese Pflicht — allerdings macht das im März 2025 verabschiedete EU-Paket ViDA strukturierte E-Rechnungen für innergemeinschaftliche B2B-Umsätze ab Juli 2030 verpflichtend.
Was jetzt als „E-Rechnung" gilt
Genau hier stolpern die meisten: Seit 2025 definiert das Gesetz die E-Rechnung als Rechnung in einem strukturierten elektronischen Format nach der europäischen Norm EN 16931 — maschinenlesbares XML, das Software ohne manuelles Abtippen verarbeiten kann.
Ein PDF ist keine E-Rechnung. Eine eingescannte Papierrechnung auch nicht, ebenso wenig ein JPEG oder eine in eine E-Mail kopierte Rechnung. All das sind rechtlich nur noch sonstige Rechnungen — geduldet ausschließlich im Rahmen der oben beschriebenen Übergangsregelungen.
Zwei Formate dominieren in Deutschland:
XRechnung
Die offizielle deutsche Umsetzung der EN 16931: eine reine XML-Datei (in UBL- oder CII-Syntax), gepflegt von der KoSIT, der Koordinierungsstelle für IT-Standards. Für Rechnungen an öffentliche Auftraggeber des Bundes (B2G) ist sie schon seit 2020 Pflicht. Sie ist maschinenperfekt und menschenfeindlich — rohes XRechnung-XML liest niemand freiwillig.
ZUGFeRD (Factur-X)
Ein Hybridformat: ein ganz normales, lesbares PDF/A-3, in das EN-16931-XML eingebettet ist. Die Buchhaltung Ihres Kunden sieht ein vertrautes PDF; ihre Software extrahiert die strukturierten Daten automatisch. Ein passendes ZUGFeRD-Profil kann die deutsche Anforderung an das strukturierte Format erfüllen. Das französische Factur-X gehört zur selben technischen Hybridfamilie; Übermittlungs-, Melde- und Prüfregeln bleiben jedoch länderspezifisch.
Für den E-Commerce ist ZUGFeRD meist die pragmatische Wahl: Ihre Kunden bekommen weiterhin ein PDF, das sie öffnen können, und dieselbe Datei ist zugleich eine rechtsgültige E-Rechnung.
Wie E-Rechnungen übermittelt werden
Anders als Italien (SDI) oder Frankreich (zugelassene Plattformen) hat Deutschland — jedenfalls bisher — keine zentrale Übermittlungsplattform. Eine E-Rechnung darf per E-Mail, Download-Link, Peppol oder jedem anderen vereinbarten Kanal zugestellt werden. Ein E-Mail-Postfach genügt rechtlich, um die Empfangspflicht zu erfüllen.
Empfangen ist allerdings nur die halbe Miete: Eine empfangene XML-Rechnung muss für die gesamte Aufbewahrungsfrist im ursprünglichen, maschinenlesbaren Format archiviert werden (für Rechnungen seit 2025: 8 Jahre, unter GoBD-Bedingungen). Ausdrucken und abheften reicht nicht.
Ein ViDA-kompatibles Meldesystem für Transaktionen wird später in diesem Jahrzehnt erwartet — für inländische deutsche B2B-E-Rechnungen gibt es heute aber noch keine Meldepflicht.
Was das für Shopify-Händler bedeutet
Arbeiten Sie drei Fragen durch.
1. Können Sie E-Rechnungen empfangen? (Pflicht seit Januar 2025)
Ihre Lieferanten — Fulfillment-Dienstleister, Agentur, Verpackungslieferant — senden womöglich längst XRechnung- oder ZUGFeRD-Dateien. Sie müssen diese akzeptieren; Papier können Sie nicht verlangen. Praktisch heißt das: eine eigene Rechnungs-E-Mail-Adresse einrichten und sicherstellen, dass Ihre Buchhaltungslösung EN-16931-XML lesen oder zumindest unverändert archivieren kann.
2. Verkaufen Sie B2B an deutsche Unternehmen?
Wenn deutsche Unternehmen zu Ihren Shopify-Kunden zählen — Großhandelskäufer, Firmenkunden, andere Händler — sind Sie gesetzlich verpflichtet, ihnen strukturierte E-Rechnungen auszustellen: ab 2027, wenn Ihr Vorjahresumsatz über 800.000 € lag, und ab 2028 unabhängig von der Größe. Shopifys native Bestellbestätigungen und übliche PDF-Rechnungs-Apps erzeugen kein EN-16931-Format — dafür braucht es spezialisierte Werkzeuge.
Und schon vor Ihrer eigenen Frist kommt Druck von der anderen Seite: Große deutsche Geschäftskunden verlangen zunehmend E-Rechnungen, weil ihre Kreditorenbuchhaltung längst darauf automatisiert ist.
3. Nur B2C? Hausaufgaben haben Sie trotzdem
Reine Verbraucherverkäufe fallen nicht unter die Pflicht — an Endkunden dürfen Sie unbegrenzt weiter PDF-Rechnungen senden. Die Empfangspflicht für Ihre eigenen Einkäufe gilt aber trotzdem, und alles, was Sie ausstellen, muss weiterhin die allgemeinen deutschen Anforderungen erfüllen: korrekte Pflichtangaben nach § 14 UStG, nachvollziehbare fortlaufende Rechnungsnummern und unveränderbare Archivierung (siehe unseren GoBD-Leitfaden). Falls B2B je dazukommen könnte: Eine Rechnungslösung, die heute schon ZUGFeRD ausgeben kann, kostet jetzt nichts extra — und erspart später eine Migration.
Ein vernünftiger Fahrplan für Mitte 2026
- Empfang: Stellen Sie heute sicher, dass Sie XML-E-Rechnungen annehmen und archivieren können — das ist seit anderthalb Jahren Pflicht.
- Kunden klassifizieren: Schätzen Sie, welcher Anteil Ihres Umsatzes inländisches deutsches B2B ist. Dieser Anteil bestimmt Ihre Betroffenheit von den Fristen 2027/2028.
- Umsatz prüfen: Liegen Sie über oder unter der 800.000-€-Schwelle? Davon hängt ab, ob Ihre Ausstellungsfrist der 1. Januar 2027 oder 2028 ist.
- Formatstrategie festlegen: Für einen Shopify-Shop kann ein passendes hybrides ZUGFeRD-Profil sowohl menschliche Empfänger als auch die strukturierte Datenanforderung bedienen; XRechnung dort ergänzen, wo Kunden reines XML verlangen.
- Nicht auf die Frist warten. Die Übergangsfrist für einfache PDFs endet für größere Unternehmen am 31. Dezember 2026. Wer jetzt umstellt, kann seinen Prozess in Ruhe testen — statt im Januar unter Druck.
Ehrlich gesagt ist die Pflicht für gut vorbereitete Händler eine gute Nachricht: Strukturierte Rechnungen bedeuten weniger Rückfragen, schnellere Zahlung von B2B-Kunden und sauberere Buchhaltung. Verlierer sind nur diejenigen, die das Thema ignorieren, bis das Kreditorensystem eines wichtigen Kunden anfängt, ihre PDFs abzulehnen.
Primärquellen
- Bundesministerium der Finanzen: FAQ zur E-Rechnung
- § 14 UStG: Ausstellung von Rechnungen
- Europäische Kommission: VAT in the Digital Age (ViDA)
Starten Sie heute mit Facturelys automatisiertem Fundament für Umsatzsteuerrechnungen — fortlaufende Nummerierung, eingefrorene Daten zum Ausstellungszeitpunkt, VIES-Prüfungen und Gutschriften bei Erstattungen — und folgen Sie unserem strukturierten E-Rechnungs-Fahrplan für Deutschland und Frankreich.
Dieser Artikel ist eine allgemeine Information, keine Steuerberatung. Für Ihre konkrete Situation wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.